De jaarrekening: voor de één een sluitstuk van een succesvol boekjaar, voor de ander een jaarlijks terugkerende hoofdpijnklus. Maar wat vaak wordt vergeten, is dat het niet ophoudt bij het opstellen van de cijfers. Als bestuurder van een besloten vennootschap (BV) bent u wettelijk verplicht om de jaarrekening op tijd te deponeren. En ‘op tijd’ is in dit geval geen vrijblijvende suggestie, maar een harde juridische deadline. In deze blog zetten we de belangrijkste regels en risico’s op een rij. Zodat u aan het eind van het jaar niet alleen uw boekhouding, maar ook uw aansprakelijkheid keurig op orde heeft.
Wat is de deponeringsplicht?
De deponeringsplicht is de wettelijke verplichting voor bepaalde rechtspersonen om jaarlijks hun jaarrekening te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Voor BV’s geldt deze plicht onverkort. Het doel? Transparantie. De jaarrekening geeft derden – zoals schuldeisers, leveranciers, en potentiële investeerders – een blik onder de motorkap van uw onderneming. De wetgever wil daarmee voorkomen dat het financiële reilen en zeilen van een onderneming een zwart gat is. En eerlijk is eerlijk: het is ook wel zo netjes om je cijfers even te laten zien als je zaken wilt doen.
Wanneer moet de jaarrekening worden gedeponeerd?
Dit is de hamvraag en meteen de valkuil voor veel bestuurders. De wet stelt dat de jaarrekening uiterlijk binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar moet zijn gedeponeerd. Maar deze termijn wordt vaak verkeerd geïnterpreteerd.
Wat moet er namelijk allemaal gebeuren vóórdat die jaarrekening bij de KvK ligt? Eerst moet het bestuur de jaarrekening opstellen, dat moet binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar. De aandeelhouders kunnen dit verlengen met maximaal 5 maanden. Vervolgens moet de jaarrekening worden vastgesteld door de aandeelhouders. Tot slot moet de vastgestelde jaarrekening binnen 8 dagen worden gedeponeerd.
Voorbeeld: uw boekjaar eindigt op 31 december 2024. Zonder verlenging moet u de jaarrekening opstellen vóór 31 mei 2025. Met verlenging wordt dat uiterlijk 31 oktober 2025. Wordt de jaarrekening op 1 november vastgesteld? Dan moet u uiterlijk op 9 november 2025 deponeren. Maar in elk geval: de absolute deadline is 31 december 2025.
Let op: als de jaarrekening niet op tijd wordt vastgesteld, dan moet u tóch uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar een voorlopige, niet-vastgestelde jaarrekening deponeren. Uitstel is geen afstel.
Wat als u te laat bent?
Te laat deponeren is geen administratief akkefietje. Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening is feitelijk strafbaar op grond van de Economische Delictenwet. En dat is nog niet alles. In geval van een faillissement van de BV wordt een te late deponering beschouwd als een vermoeden van ‘kennelijk onbehoorlijk bestuur’. Gevolg: u kunt als bestuurder aansprakelijk worden gesteld voor het tekort in de failliete boedel.
Met andere woorden: wie zijn jaarrekening te laat deponeert, speelt niet alleen met de reputatie van zijn bedrijf, maar ook met zijn eigen portemonnee.
Wat moet u precies deponeren?
De inhoud van de jaarrekening hangt af van de grootte van uw onderneming. Voor micro- en kleine BV’s volstaat een verkorte balans met beperkte toelichting. Middelgrote BV’s moeten ook een winst- en verliesrekening en een accountantsverklaring meesturen. Grote BV’s zijn verplicht om een volledige jaarrekening, bestuursverslag en controleverklaring te deponeren.
Deponeringsplicht voor stichtingen
Ook stichtingen kunnen onder de deponeringsplicht vallen. Als een stichting een onderneming drijft die belastingplichtig is voor de vennootschapsbelasting, moet zij jaarlijks een jaarrekening opstellen en deponeren. Ook grotere stichtingen, bijvoorbeeld met meer dan € 6 miljoen jaaromzet, vallen onder de publicatieplicht. Kortom: wie denkt dat een stichting automatisch buiten schot blijft, vergist zich.
Tips voor bestuurders
– Noteer de termijnen in uw agenda en neem deze serieus.
– Laat tijdig een conceptjaarrekening opstellen, zodat u marge heeft voor vaststelling en deponering.
– Werk met een accountant of boekhouder die vertrouwd is met publicatieverplichtingen.
– Besef: de KvK controleert niet actief, maar curatoren en schuldeisers wel.
De deponeringsplicht is geen bijzaak. Het is een juridische hoofdzaak met forse consequenties bij nalatigheid. Gelukkig is het ook geen onneembare horde. Met een goede planning, heldere afspraken en een beetje discipline staat u nooit met lege handen als de vraag komt: ‘Wanneer heeft u uw jaarrekening gedeponeerd?’
Wilt u weten wat voor uw situatie geldt of heeft u vragen over publicatieplicht, aansprakelijkheid of bestuurdersverantwoordelijkheid? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee. Je kunt ons bereiken via info@ckh-advocaten.nl of bellen naar 088 011 7777.
