Het opeisen van in de cloud opgeslagen digitale administratie

Digitale boekhouding
Digitaal boekhouden wordt steeds populairder. Sinds 2019 is het gebruik van digitale boekhoudprogramma’s in Nederland zelfs verdubbeld. Dit betekent dat steeds meer ondernemers ervoor kiezen om hun administratie via digitale systemen aan hun boekhouders, of accountants te versturen. De digitale administratie wordt door de boekhouder/accountant dan in de cloud opgeslagen en bewaard.

Recentelijk stonden wij een ondernemer bij die ook de keus had gemaakt om haar boekhouding digitaal te voeren. Deze ondernemer besteedde de boekhouding volledig uit aan een accountant die gebruikmaakt van het digitale boekhoudprogramma Twinfield in combinatie met het scan- en herkenprogramma Basecone. De boekhouding van de ondernemer werd volledig met deze programma’s gevoerd en in de cloud opgeslagen.

Overstap accountant
De ondernemer kiest er op een zeker moment voor om een overstap te maken naar een andere accountant. Deze andere accountant maakt ook gebruik van Basecone en Twinfield. In verband met de overstap vraagt de nieuwe accountant aan de oude accountant om de digitale administratie ter beschikking te stellen voor verder gebruik. Dat is een relatief eenvoudige aangelegenheid omdat Basecone en Twinfield daar functionaliteiten voor aanbieden. De oud-accountant moet dan als licentiehouder en supergebruiker van de digitale Basecone- en Twinfield-omgevingen simpelweg een akkoord geven voor de overdracht. Zonder dit akkoord, kan de digitale administratie niet worden overgedragen aan de nieuwe accountant.

Weigering medewerking overdracht
En daar gaat het in deze zaak mis. De oud-accountant weigert namelijk om mee te werken aan de verhuizing van de digitale administratie. De oud-accountant stelt dat er intellectuele eigendomsrechten rusten op de binnen de Basecone- en Twinfield-omgevingen door de accountant ontworpen rapportagestructuren en koppelingen. Om die reden zou de oud-accountant niet gehouden zijn om medewerking te verlenen aan de verhuizing van de digitale administratie, aldus de oud-accountant. Daarnaast stelt de oude accountant dat de ondernemer zelf ook nog over de administratie beschikt omdat de ingevoerde data bestaat uit e-mailberichten en andere digitaal aangeleverde informatie. De oud-accountant stelt verder dat haar een beroep op het retentierecht toekomt in verband met een openstaande vordering. Deze vordering heeft maar voor een klein deel betrekking op verrichte accountancywerkzaamheden en valt zeer laag uit.

Kort geding
Namens de ondernemer starten wij een kort geding procedure. In die procedure vorderen wij dat de oud-accountant volledige medewerking moet verlenen aan het verhuizen van de digitale administratie naar de nieuwe accountant conform de functionaliteiten die Basecone en Twinfield daarvoor aanbieden. Met succes, want inmiddels moet de oud-accountant op straffe van verbeurte van een dwangsom meewerken aan de verhuizing van de digitale administratie.

De rechter komt tot de conclusie dat er geen intellectuele eigendomsrechten op de over te dragen administratie kan rusten. Het is op zich juist dat in de digitale omgevingen van Basecone en Twinfield rapportagestructuren kunnen worden ingericht en dat daarop een intellectueel eigendomsrecht van de accountant kan komen te rusten, maar dat is data die bij een verhuizing niet wordt overgedragen, zo blijkt uit de door ons in de procedure ingebrachte informatie afkomstig van de ontwikkelaar van Twinfield. Het argument van de oud-accountant dat de ondernemer de administratie nog onder zich heeft, wordt verder ook terzijde geschoven. Met het gebruik van de programma’s Basecone en Twinfield is het immers de bedoeling dat de administratie volledig en overzichtelijk wordt opgeslagen in de cloud. Dat de ondernemer wellicht over een deel van de ingevoerde data beschikt, kan kloppen, maar dat is losse data die niet overzichtelijk in Basecone en Twinfield is terug te vinden. Zou de gedachtegang van de oud-accountant worden gevolgd, dan zou in theorie alle losse data opnieuw in de cloud moeten worden geüpload. Dat zou ontzettend tijdrovend en dubbel werk opleveren. De rechter acht dit onaanvaardbaar. De rechter verwerpt tot slot het beroep op het retentierecht.

Oud-accountant verplicht mee te werken aan verhuizing digitale administratie
De accountant wordt uiteindelijk verplicht om volledige medewerking te verlenen aan de overdracht van de digitale administratie op de door Basecone en Twinfield voorgeschreven wijze. De ondernemer beschikt daardoor weer over haar administratie en de nieuwe accountant kan deze administratie nu ook volledig gebruiken voor de verdere boekhouding. Eind goed al goed.

Meer weten?
Mocht u vragen over dit onderwerp hebben, neemt u dan contact op met mr. L.J.I. van Til bereikbaar via 072 – 511 40 32 (keuzeoptie 6) of per e-mail: vantil@ckh-advocaten.nl. Wij adviseren u graag over het gebruik van digitale boekhoudprogramma’s en wat daar in juridische zin bij komt kijken.