Algemene voorwaarden opstellen? Houd het belang goed in uw achterhoofd!
“Ik heb de algemene voorwaarden gelezen en ga ermee akkoord” is misschien wel de meest aangevinkte box allertijden. Hoewel, “waar ben ik eigenlijk akkoord mee gegaan?” vervolgens de eerste vraag is die iemand aan zichzelf stelt. We zouden kunnen stellen dat het lezen van algemene voorwaarden dus nog niet altijd efficiënt genoeg werkt. Terwijl het eigenlijk een essentiële overeenkomst is in talloze situaties.
Algemene voorwaarden zijn in iedere sector van cruciaal belang. Zowel online als offline. Maar, waarom zijn algemene voorwaarden zo van belang en hoe stelt men deze op? CKH verklaart.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Bij de meeste ondernemingen hebben we te maken met de verhouding tussen ondernemer en klant. Willen deze twee partijen onderling iets overeenstemmen met elkaar, dan worden afspraken; rechten en plichten vastgelegd in een document genaamd de ‘algemene voorwaarden’. Hierin neemt de ondernemer voorwaarden op die van toepassing zijn op de overeenkomst die hij sluit met zijn klant.
Deze algemene voorwaarden zijn bedoeld om duidelijkheid te scheppen over verschillende situaties jegens elkander. Betreft het bijvoorbeeld een onderneming in de B2C-markt die meubels verkoopt, dan staan er mogelijk in de algemene voorwaarden regels over eventuele extra (na)behandelingskosten, retourneringen en schades. Zodra een klant de algemene voorwaarden heeft aanvaard, maar later enkele afspraken niet nakomt, heeft u als ondernemer het recht om hierop te acteren. Dit geldt overigens ook andersom.
Waarom is het van belang?
Als ondernemer loopt u allerlei risico’s, denk aan de veiligheid en betrouwbaarheid van uw producten of diensten, maar ook kosten die torenhoog kunnen oplopen bij fouten. Fouten door personeel, door de fabriek of door uzelf. Niet iedere fout is opzet en dus zit een voorval in een kleine hoek. Het is daarom van essentieel belang om uzelf goed te beschermen door algemene voorwaarden op te stellen.
Waar moeten algemene voorwaarden aan voldoen?
We startten ons artikel er al mee: de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Om de algemene voorwaarden op de overeenkomst te doen gelden moeten deze voorwaarden eerst van toepassing worden verklaard en vervolgens worden aanvaard door de klant. De ‘van toepassing verklaring’ kan bijvoorbeeld in de offerte, het te ondertekenen contract of door, indien de gehele overeenkomst online wordt gesloten, online een hokje aan te vinken. Het aanvaarden van de algemene voorwaarden kan uitdrukkelijk of stilzwijgend. Alvorens of bij het ondertekenen van de overeenkomst moet de klant de mogelijkheid hebben gehad om de algemene voorwaarden door te kunnen lezen. Het is daarom doorgaans niet mogelijk om de algemene voorwaarden in de factuur van toepassing te verklaren, omdat de klant dan niet de mogelijkheid heeft gehad om deze te lezen alvorens of bij het tekenen van de overeenkomst. Deze inzagemogelijkheid wordt ook wel de terhandstelling van de algemene voorwaarden genoemd. Het is daarbij niet van belang of de klant de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk heeft gelezen.
Daarnaast zijn er een aantal richtlijnen waar algemene voorwaarden aan moeten voldoen:
Informatieplicht
U moet uw klant goed informeren over de algemene voorwaarden in duidelijke, heldere en begrijpelijke taal. Uw klant moet goed kunnen begrijpen waar hij mee akkoord gaat.
De algemene voorwaarden moeten specifiek zijn
Algemene voorwaarden moeten overzichtelijk en specifiek zijn. Maak van ieder onderwerp als het ware een helder ‘hoofdstuk’ en zorg dat de beschreven informatie ook daadwerkelijk aansluit op dit hoofdstuk. Voorkom een onsamenhangend verhaal zonder juridisch kloppende informatie.
Neem geen onredelijk bezwarende voorwaarden op
Als ondernemer heeft u niet de vrije hand in het opnemen van algemene voorwaarden. Sterker nog, u moet zich te allen tijde houden aan de wet- en regelgeving. Voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn en moeten aan de wet voldoen. Deze regels zijn strenger ten aanzien van MKB’s en consumenten.
Actualiteit is een plicht
De wet veranderd continu en uw algemene voorwaarden moeten hierin meebewegen. Ze moeten actueel zijn. Verandert uw onderneming? Ook dan moeten deze aangepast worden naar de huidige stand van zaken. U kunt als ondernemer namelijk niet terugvallen op voorwaarden die door een wijziging in de wet of uw bedrijf ongeldig zijn.
Algemene voorwaarden moeten volledig zijn
Om uzelf als ondernemer te beschermen moet u onvolledigheid uitsluiten. De algemene voorwaarden moeten compleet-, duidelijk- en transparant zijn en alle informatie bevatten die volgens wet- en regelgeving van belang zijn voor u en de klant.
Hoe moet u algemene voorwaarden opstellen?
Gezien het opstellen van algemene voorwaarden erg complex kan zijn en hierdoor vaak veel vragen oplevert, is het aan te raden om deze voorwaarden niet alleen op te stellen. U heeft als ondernemer hart voor uw zaak en kennis van uw branche, maar een doorgewinterde expertise in wet- en regelgeving kan hierbij cruciaal zijn. Een advocaat met ervaring in contractenrecht & algemene voorwaarden en ondernemingsrecht kan u hier uitstekend in bijstaan.
Zelf uw algemene voorwaarden opstellen of hulp vragen?
Uiteraard kent u uw onderneming als de beste en wie zouden wij zijn als we dat zouden ontkennen. Wij ondersteunen ondernemers in hart en nieren juist met veel passie en daarom raden wij altijd aan om de algemene voorwaarden samen met een ervaren advocaat op te stellen. Hulp vragen is geen schande, u kiest voor de juiste weg door grote risico’s te vermijden.
Wanneer laat u de andere partij(en) ondertekenen?
Het is allereerst noodzakelijk om uw klanten alvorens zij een dienst afnemen of een product kopen op de hoogte te brengen van de algemene voorwaarden die gelden. Bij een webshop kan dit in de vorm van een button, waar de klant geattendeerd wordt op deze voorwaarden, deze meteen kan inzien en vervolgens aankruist hier akkoord mee gaan. In een winkel moeten de algemene voorwaarden schriftelijk overlegd- en getekend worden, hierbij kan een medewerker ze zelfs nog verduidelijken of heeft de klant de mogelijkheid om hierover vragen te stellen.
Bij afname van diensten die door mensen worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als in het vastgoed, de zorg of in de sport, gelden er weer andere bijzondere regels en dus is een blik van een ervaren advocaat absoluut aan te raden.
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Het opstellen van algemene voorwaarden is niet verplicht, daar er altijd wettelijke regels gelden bij een (koop)overeenkomst die u en uw klant beschermen. Er zijn organisaties in diverse branches waar algemene voorwaarden wel verplicht worden. Kiest u voor algemene voorwaarden, laat u dan goed inlichten door een advocaat met optimale juridische kennis, zodat u ingedekt bent voor mogelijke risico’s.
Advies van een advocaat? Spreek ons vandaag nog!
Kunt u wel hulp gebruiken bij het opstellen van algemene voorwaarden? Schroom dan niet om direct contact met ons op te nemen. Wij staan graag voor u klaar.
